Nos services

En premier lieu, l’objectif est de promouvoir une gestion rigoureuse et efficace à la fois pour le conseil d’administration et les copropriétaires. Assurer la transparence de toute information reliée à la gestion et à l’administration de la copropriété auprès du conseil d’administration et des copropriétaires. Deuxièmement, la gestion complète est offerte, soit la comptabilité complète d’un syndicat de copropriété, la gestion des opérations, le secrétariat, le contrôle et les relations avec les copropriétaires.

La comptabilité

  • Préparer annuellement le budget pour l’exercice financier ainsi que le tableau de répartition des contributions aux charges communes;
  • Effectuer la facturation aux copropriétaires, percevoir les contributions et les déposer dans le compte bancaire de la copropriété;
  • Effectuer la tenue de livre à l’aide s’un système informatique spécialisé en copropriété et produire mensuellement un rapport financier détaillé;
  • Préparer les chèques pour les dépenses de la copropriété;
  • Maintenir les fonds d’opération, de prévoyance et contingence s’il y a lieu;

Assister le vérificateur externe dans l’exécution de son mandat de vérification.

La gestion

  • Préparer l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, ce qui inclut la rédaction et l’envoi de l’avis de convocation, l’ordre du jour, la participation à l’assemblée et la rédaction du procès-verbal;
  • Préparer les réunions des administrateurs, ce qui inclut la rédaction et l’envoi de l’avis de convocation, l’ordre du jour et des procès-verbaux, les états financiers mensuels, la conciliation bancaire, la liste des arrérages, etc.;
  • Faire des recommandations aux administrateurs;
  • Préparer la déclaration d’immatriculation annuelle;
  • Préparer les devis, rédiger les appels d’offres et les contrats de services concernant l’entretien, les réparations de la copropriété et les assurances;
  • Maintenir un système de gestion d’entretien, proposer aux administrateurs une liste des travaux d’entretien et de remise en état, et fournir un tableau d’évaluation de l’état des diverses parties et composantes de la copropriété;
  • Maintenir un service téléphonique d’urgence 24/7.

Le secrétariat

  • Maintenir un système de classement informatique de tous les documents de la copropriété, des pièces justificatives, des procès-verbaux du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, de la correspondance, etc.;
  • Faire parvenir les avis de cotisation, les changements de règlements, les convocations aux assemblées et toutes autres correspondances nécessaire;
  • Maintenir un registre des copropriétaires et locataires (lorsque l’information est communiquée);
  • Conserver les plans et le certificat de localisation de l’immeuble lorsque disponible.

Le contrôle

  • Faire respecter la déclaration de copropriété et les règlements;
  • Coordonner la réception des déclarations en cas de sinistre et le règlement d’indemnités aux bénéficiaires;
  • S’assurer du paiement des contributions par les copropriétaires et entamer toutes procédures juridiques nécessaires;
  • Assurer le respect des contrats en cours entre le syndicat de copropriété et les tierces parties;
  • Faire l’inspection régulière des lieux.
  • Transmettre à tous les copropriétaires les renseignements pertinents concernant la gestion de l’immeuble;
  • Établir un système de gestion des plaintes pour les résidents afin de s’assurer que les problèmes soient résolus de façon rapide et efficace;
  • Solliciter les suggestions, idées des copropriétaires afin d’améliorer la qualité de vie dans la copropriété.

Relations avec les copropriétaires

Ce qui nous distingue chez ROMA, c’est la valeur ajoutée de sa gestion dont les services suivant :

  • Accès en ligne pour le gestionnaire aux données des copropriétaires. (en développement)
  • Une base de données pour une maintenance préventive.
  • Économies auprès de nos fournisseurs.
  • Établissement d’un site internet spécialement dédié à la copropriété en collaboration avec Condo Marketing. (en développement)
  • Conseils rapides et pratiques à très peu de frais de nos collaborateurs en matière de droit, de fiscalité, de finance et d’ingénierie.
  • Service d’urgence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

 

Nous gérons les propriétés qui nous sont confiées tout en assumant le rôle de quasi-fiduciaire, c’est-à-dire gérer avec efficacité, loyauté, transparence et diligence. Nous aimerions vous offrir notre expérience et nos ressources afin d’atteindre ce niveau de service qui est accompagné d’une stratégie de rationalisation des coûts, ce qui vous assurera une rentabilité maximale tout en garantissant la plus grande satisfaction et confort à vos copropriétaires.

Dans le but de réduire le plus possible les répercussions d’un changement de gestionnaires, une procédure efficace et rigoureuse sera mise en œuvre immédiatement après la signature du contrat de gestion afin d’assurer une transition harmonieuse.